En el mundo empresarial, la frase «el tiempo es oro» nunca había sido tan cierta. Sin embargo, cuando estás revolviendo pilas de papeles para encontrar un contrato perdido o tratando de archivar documentos en un espacio físico abarrotado, ese oro parece escaparse entre tus dedos. Aquí es donde entra la digitalización de documentos, un proceso que no solo ahorra tiempo, sino que también puede transformar completamente la forma en que operas tu empresa.

¿Por qué es necesaria la Digitalización de Documentos?

Hace un par de años, trabajaba con un cliente que tenía un archivo físico enorme. Cada vez que necesitaba encontrar algo, su equipo tardaba horas en buscar entre pilas de carpetas. Luego, un día, un derrame de café arruinó documentos importantes. Esa experiencia fue el detonante para digitalizar su archivo, y desde entonces no han mirado atrás.

Digitalizar documentos trae ventajas como:

• Acceso instantáneo: Busca cualquier archivo con un par de clics.
• Reducción de costos: Menos papel, menos espacio físico y menos tiempo perdido.
• Seguridad: Documentos cifrados y respaldados en la nube.
• Sostenibilidad: Menos papel significa más árboles salvados.

7 secretos para una digitalización de documentos exitosa

1. Evalúa lo que necesitas digitalizar

No todo documento físico necesita vivir en formato digital. Haz un inventario inicial y prioriza los documentos que:

• Se consultan con frecuencia.
• Tienen valor legal o administrativo.
• Representan un riesgo si se pierden.

Tip práctico: Empieza por un área pequeña de la empresa, como el departamento de recursos humanos, para no abrumarte desde el principio.

2. Escoge la herramienta adecuada

Aquí no hay una solución única para todos. Desde software simple hasta plataformas como Dgenius, la clave está en encontrar lo que mejor se adapte a tus necesidades.

Si tu empresa maneja un gran volumen de documentos, considera opciones que incluyan:

• Gestión en la nube.
• Accesos controlados por usuarios.
• Compatibilidad con otros sistemas, como CRM o ERP.

3. Invierte en un escáner decente

Parece obvio, pero no todos los escáneres son iguales. Una empresa amiga intentó digitalizar sus documentos con un escáner viejo, y el proceso fue tan lento que desistieron. Optar por equipos modernos con funciones de escaneo masivo puede marcar una gran diferencia.

4. Organiza antes de escanear

Una mala organización en el mundo físico se traduce en un caos digital. Crea una estructura lógica de carpetas y subcarpetas, y utiliza nombres claros para los archivos.

Ejemplo real: En un proyecto, un cliente nombraba sus documentos como “documento1.pdf” o “archivo_final_FINAL.pdf”. Solo digitalizaron correctamente cuando establecieron una convención de nombres clara como “Contrato_Cliente_X_Fecha.pdf”.

5. Usa sistemas de seguridad robustos

Uno de los mayores temores al digitalizar es la seguridad. Asegúrate de que tu sistema cuente con:

• Cifrado de datos.
• Accesos controlados.
• Copias de seguridad automáticas en la nube.

Aquí entra en juego la tecnología de plataformas como Dgenius, que utiliza AWS para garantizar que tus documentos estén siempre seguros.

6. Capacita a tu equipo

De nada sirve tener la mejor tecnología si tu equipo no sabe cómo usarla. Realiza sesiones de capacitación para enseñarles:

• Cómo buscar documentos.
• Cómo cargarlos correctamente al sistema.
• Buenas prácticas de uso.

7. Monitorea y mejora continuamente

La digitalización no es un proyecto de “hacer y olvidar”. Monitorea el uso del sistema y solicita feedback a tu equipo. Con el tiempo, puedes ajustar procesos para que sean aún más eficientes.

Conclusión

Implementar la digitalización de documentos puede parecer un desafío al principio, pero los beneficios superan con creces los esfuerzos iniciales. Recuerda, este no es solo un cambio tecnológico, sino también una oportunidad para mejorar tus procesos y optimizar tu tiempo.

Si buscas más información sobre digitalización y tecnología empresarial, aquí tienes algunos enlaces útiles:

• Beneficios de digitalizar documentos
• Cómo garantizar la seguridad de tus documentos en la nube
• Dgenius, la herramienta ideal para tu empresa

¿Listo para dejar atrás las pilas de papel? Es hora de dar el salto hacia la transformación digital.